Office Manager til Holstedgaard

Er du struktureret, har et skarpt digitalt overblik, og trives du i en alsidig hverdag med både it-projekter og tæt berøring med organisationens drift? Så er du måske vores nye administrative Office Manager på Holstedgaard.

Holstedgaard er en selvejende institution, et psykiatrisk botilbud med plads til 69 beboer fordelt på flere afdelinger i alderen 18-100 år. Vi har gennem mange år oplevet en positiv vækst og vokset i volumen. I takt med denne udvikling, møder vi også øgede krav til dokumentation, opfølgning og administrative opgaver. For at imødekomme disse krav og løfte vores faglighed endnu mere, opretter vi nu en helt ny administrativ stilling.

På Holstedgaard søger vi en engageret og selvstændig administrativ medarbejder, der kan samle trådene i vores dagligdag. Du vil få en central rolle i organisationen, hvor du sikrer, at vores administrative processer kører smidigt, og at vores digitale systemer altid er opdaterede. Da vi står over for flere spændende it-projekter og administrative udvidelser, leder vi efter en profil, der har stærke it-kompetencer og mod på at kaste sig over nye systemer.

Dine primære opgaver:

• Systemadministrator på Planner4You: Du bliver vores interne superbruger og administrator på vores dokumentationssystem, hvor du sikrer struktur og datadisciplin.

• Hjemmeside og ugentligt nyhedsbrev: Du får ansvaret for at opdatere vores hjemmeside, som står over for en større ændring (samt efterfølgende vedligeholdelse). Derudover står du for at udarbejde og udsende vores ugentlige nyhedsbrev i samarbejde med vores socialrådgiver.

• Implementering af MyMedCards: Du bliver en drivende kraft i implementeringen og udrulningen af MyMedCards i organisationen.

• Beboerøkonomi: Du er med til at håndtere de administrative opgaver omkring den interne bank, vi har for vores beboere.

• Tilbudsportalen: Du vil blive oplært i og være med til at varetage dokumentationen i Tilbudsportalen.

• Rekruttering og HR-support: Du er med til at udarbejder og publicerer vores jobopslag på diverse jobportaler, når vi søger nye kolleger.

• Kursusstyring og planlægning: Du er med i at bevarer det forkromede overblik over virksomhedens årshjul. Du koordinerer interne og eksterne undervisningsdage, samt møder og er med i at booke eksterne underviser ind.

• Andre administrative opgaver: Du er med til at udfylder boligkontrakter, lønsedler og andre administrative ad hoc-opgaver.

Vi forestiller os, at du:

• Har solid erfaring med administrative opgaver og trives i en alsidig blæksprutterolle.

• Er digitalt stærk: Du behøver ikke at kende vores systemer (som Planner4You, MyMedCards eller Tilbudsportalen) på forhånd, men du skal have solide it-kompetencer, der gør dig i stand til at understøtte implementeringen af nye systemer.

• Har lyst, vilje og interesse for hurtigt at sætte dig ind i nye digitale emner og administrative arbejdsgange.

• Arbejder struktureret, selvstændigt og formår at bevare overblikket – selv når der er mange bolde i luften.

• Møder beboere og kolleger med tillid og et smil, også når du er med til at administrerer den interne bank.

• Kommunikerer fejlfrit på dansk i både skrift og tale.

Hvad vi tilbyder:

• En spændende og varieret stilling med stor indflydelse på planlægningen af dine egne opgaver.

• En central rolle i vores digitale udvikling, hvor du præger processerne.

• En arbejdsplads med en uformel omgangstone og engagerede kolleger.

• Grundig oplæring i vores systemer, herunder Tilbudsportalen og vores interne bank.

Arbejdstid og rammer:

Som udgangspunkt forventer vi, at du arbejder hos os op til 37 timer på hverdage. Du vil i en vis udstrækning være selvtilrettelæggende inden for en fast ramme.

Straffeattest:

Stillingen er omfattet av loven om pligt til at indhente straffeattest. Ansættelsen kan først påbegyndes, når attesten er indhentet.

Ansøgning og kontakt:

Er denne stilling noget for dig, vil vi glæde os til at modtage din ansøgning. Vi afholder ansættelsessamtaler løbende. Hører du ikke fra os, er stillingen gået til anden side. Vi håndterer og sletter alle dine data i overensstemmelse med GDPR.

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte:

• Helle på telefon 21 44 09 53

• Ann-Sofie på telefon 22 75 77 35

Tiltrædelse: Hurtigst muligt

Vi glæder os til at høre fra dig!