Projektadministrator til post-award på IT-Universitetet i København (ITU) (181916)

IT-Universitetet har de seneste år oplevet en markant vækst i forskningsaktiviteter og ekstern finansiering, som vi forventer fortsætter de kommende år. Som specialiseret universitet med fokus på digitalisering og teknologi arbejder vi tæt på nogle af samfundets vigtigste udfordringer. Vi tilbyder et miljø med mulighed for at bidrage til universitetets forskning og forskningsunderstøttelse.

IT-Universitetets velfungerende pre-award- og post-award team blev pr. 1. september en del af en samlet forskningsstøtteenhed. Forskningsstøtteenhedens 16 medarbejdere varetager udover pre-award og post-award også ledelsesinformation, research data management, rejsevejledning og godkendelser, administration af vores CRIS-system, forskningsstrategiske initiativer og støtte til prodekanen for forskning.

Opgaver
Sammen med vores veletablerede og dygtige hold af post-awardere bliver du ansvarlig for vores portefølje af eksterne bevillinger fra kontraktindgåelse til slutrapportering. Dine arbejdsopgaver bliver især:

• Formidling af bevillingsbetingelser fra primært danske offentlige og private fonde samt IT-Universitetets procedurer for ansættelser, indkøb og rejser m.m. til bevillingshavere.
• Koordinere indgåelse af kontrakter og samarbejdsaftaler m.m. i samarbejde med eksterne parter, bevillingshavere og kontraktjurister i Legal.
• Koordinere projektansættelser i samarbejde med bevillingshavere, Ph.d.-skolen, HR-konsulenter og controllere.
• Løbende budgetopfølgninger i samarbejde med bevillingshavere.
• Planlægge og udarbejde års- og slutregnskaber til bevillingsgivere, herunder assistere dine kollegaer i pre-award og post-award med kvalitetssikring af budgetter og regnskaber.
• Sikre journalisering og arkivering af projektdokumenter og anden relevant korrespondance på bevillingssagen i vores ESDH-system.
• Opdatere vores forskningsadministrative system med hjemtagne bevillinger og færdiggjorte forskningsprojekter.

I hverdagen arbejder du sammen med dine kollegaer og bevillingshavere om hverdagens små og store rutiner på forskningsområdet. Vi anvender især Teams, Excel og ESDH-systemet F2 samt det forskningsadministrative system PURE.

Vi vægter inddragelse, samarbejde og videndeling højt og du motiveres af og evner at dele din indsigt samt også gerne selv drager nytte af dine kollegers indsigt og erfaringer.

Kvalifikationer
Vi forestiller os, at du har en relevant uddannelse på kandidatniveau og måske har du kendskab til administration af bevillinger fra et universitet eller anden forskningsinstitution. Det er vigtigt for os, at du:

• effektivt kan orientere dig i store komplekse dokumenter, herunder retningslinjer og vilkår fra bevillingsgivere.
• kan arbejde på egen hånd og bevare overblikket over IT-Universitetets procedurer samt rapporteringer og deadlines for projekter, som du administrerer.
• kan tale og skrive engelsk på højt niveau.

Som person er du imødekommende og tager godt imod både løbende forespørgsler fra bevillingshavere og kollegaer samt de løbende tilpasninger af tværgående arbejdsgange på IT-Universitetet. I perioder oplever du og dine kollegaer travlhed med mange rapporteringer, forespørgsler og ændringer. Derfor er det vigtigt for os, at du kan håndtere skiftende prioriteringer i et miljø med mange interessenter, når arbejdsmængden til tider er stor.

IT-Universitetet tilbyder
ITU tilbyder et spændende og udfordrende job i et internationalt miljø med kollegaer, der er engagerede i forskningen på IT-Universitetet. Vi har en åben og uformel omgangstone og en afvekslende hverdag med flekstid, hvilket giver gode muligheder for at få samspillet mellem arbejde og fritid til at fungere optimalt.

Vi tilbyder dig en personlig og faglig udviklingsplan med mulighed for efteruddannelse og erfaring med nye ansvarsområder, så vi bedst muligt understøtter de næste skridt på din karrierevej.

Ansættelsesvilkår
Ansættelsen sker i henhold til overenskomst mellem Skatteministeriet og relevant organisation. Arbejdstiden er 37 timer pr. uge. Der vil være mulighed for at forhandle individuelle tillæg afhængig af dine kvalifikationer. Stillingen ønskes besat den 1. januar 2027 eller snarest derefter.

Yderligere information
Du er velkommen til at kontakte Anders Thal Fisker på tlf. 22125806 eller [email protected], hvis du ønsker yderligere information om stillingen.

Ansøgningsprocedure
Du kan søge stillingen igennem vores e-rekrutteringssystem. Søg ved at trykke på knappen "Søg stillingen" nederst i stillingsannoncen på vores hjemmeside.

Ansøgningsfristen er den 8. november kl. 12:00.

Samtaler forventes afholdt i uge 46 og 48. IT-Universitetet benytter personlighedstest i forbindelse med vores rekrutteringsforløb.

På IT-Universitetet har vi et internationalt miljø og ser mangfoldighed som en værdifuld ressource. Vi lægger stor vægt på at understøtte et inkluderende arbejdsmiljø for alle vores medarbejdere og opfordrer derfor alle kvalificerede ansøgere uanset alder, køn, religiøse tilhørsforhold eller etnicitet til at søge stillingen.
Da ITU arbejder med forskning i kritisk teknologi, som er underlagt særlige regler for sikkerhed og eksportkontrol, kan der blive udført open source-baggrundstjek på kvalificerede kandidater til stillingen.